El consistori de Viladasens tramita el seu primer expedient només en format electrònic.
El projecte “Viladasens, l’Ajuntament digital” aconsegueix eliminar la paperassa.
Viladasens, l'Ajuntament gironí que destacades firmes capdavanteres de noves tecnologies i administracions han escollit com a projecte de millora continua de les més avançades eines de l'administració electrònica i el teletreball, ha portat a terme una tasca tan important com la liquidació del pressupost sense la intervenció de cap paper, únicament i exclusivament amb suport digital. El projecte ha consistit en la confecció dels estats comptables, formats per la liquidació del pressupost d’ingressos i despeses, els drets pendents de cobrament, les obligacions pendents de pagament, el resultat pressupostari, els romanents de crèdit i el romanent de tresoreria.
Juntament amb aquests documents, s’ha confeccionat, també en format electrònic, la provisió d’incoació de l’expedient, l’informe dels drets de difícil recaptació, l’informe d’intervenció i la resolució d’aprovació. Tots els documents s’han signat electrònicament amb les eines de l’Agència Catalana de Certificació. L'expedient ha quedat llest en suport PDF format per un únic arxiu amb tot el contingut indexat amb el sistema de marcadors (bookmarks), que facilita la seva consulta i la recerca de dades puntuals.
La tramesa al departament competent de l’Administració autonòmica i de l’Estat es farà sense necessitat d'imprimir el document ni enviar-lo per correu ordinari, ja que s’enviarà per correu electrònic, signat també digitalment.
Apeiron Software hi posa el programari
Per elaborar aquests treballs, l’Ajuntament de Viladasens ha utilitzat les aplicacions informàtiques d’Apeiron Software, que li han permès portar la comptabilitat municipal, el registre d’expedients, el registre de decrets, el registre de documents i l’arxiu digital, així com la generació dels estats comptables i altres documents elaborats durant el procés de tramitació.
L'experiència demostra que el canvi per aplicar intensivament les eines digitals no és només una qüestió tecnològica, sinó que depèn en gran mesura de la voluntat de les persones que formen part de l’organització municipal. Es tracta de treure tot el suc de les possibilitats de la legislació digital i encarar amb decisió els nous reptes que giren al voltant de l’eficàcia i l’eficiència.
L’arxiu digital, el cor del sistema
L’arxiu digital, juntament amb el gestor d’expedients, es converteix en l’eina clau per avançar en l’aplicació de les noves tecnologies a l’Administració local. En els propers anys, aquests mòduls informàtics seran d’ús normal i quotidià per tramitar i guardar qualsevol document administratiu. Els consistoris que, per deixadesa, manca d'informació o d'elements tecnològics, no incorporin aviat aquests nous criteris quedaran endarrerits i, d'aquí a no gaire temps, hauran de forçar la seva maquinària per posar-se al dia.
Arxius electrònics externs
Les eines d’arxiu electrònic de documents, com el proporcionat per l’Agència Catalana de Certificació (CATCert), a través del sistema iArxiu, constitueixen un ajut fonamental per substituir el sistema tradicional del paper i poder guardar, amb seguretat, els documents electrònics sobre els quals s’hagi de garantir la conservació a llarg termini, com per exemple els llibres d’actes del Ple, les escriptures de propietat, i altres documents que tenen un període de conservació molt llarg.
L’Ajuntament de Viladasens ja té formalitzat el corresponent conveni amb CATCert per tal de disposar de l’esmentat servei de custòdia de documents i així poder-lo implementar progressivament.
