El mòdul d’accés i gestió de l’arxiu digital permet a les aplicacions d’Apeiron Software gestionar de forma transparent documents digitals.
L’arxiu digital és un magatzem centralitzat de documentació on totes les aplicacions d’Apeiron Software poden emmagatzemar documents i accedir a aquells que els corresponguin. El fet de disposar d’aquest magatzem centralitzat de documentació proporciona un seguit de funcionalitats molt interessants a les aplicacions:
Funcionalitats de l’aplicació:
- Si un document necessita ser accessible des de més d’una aplicació només cal una copia del document, que podrà ser referenciat per totes les aplicacions que el necessitin.
- Les aplicacions poden importar documents digitalitzats per altres aplicacions sense necessitat de tornar a digitalitzar el document original.
- Un sol mòdul centralitza tota la funcionalitat de gestió de documents, d’aquesta manera qualsevol modificació es propaga automàticament a totes les aplicacions.
- És possible guardar més d’una versió d’un mateix document, per mantenir un històric de l’evolució del document.
- El mòdul permet importar documents a partir de diferents origens:
- Documents ja existents en formats digitals (PDF, Word, Excel, etc..).
- Documents digitalitzats al moment utilitzant l’escanner.
- Documents emmagatzemats en arxius externs (arxiu de factures de telefònica, etc…).
- Documents ja emmagatzemats a l’arxiu digital per altres aplicacions.
- Es poden classificar els documents utilitzant 3 nivells segons tipus de document, subtipus de document i nom del document. Tots els camps són configurables per l’usuari.
- Els documents es poden emmagatzemar com a documents annexos a altres documents.
- Es poden cercar els documents per qualsevol de les metadades introduïdes durant el procés d’emmagatzematge.
Captures de pantalla:
 |
 |
 |