Arxiu

El programa per a la gestió de l’Arxiu digital permet mantenir l’arxiu de l’ajuntament ordenat i classificat sense que això suposi un augment de feina o una complicació del processos.

Els ajuntaments reben i generen gran quantitat de documents que un cop afegits als expedients corresponents, acaben essent traslladats a l’arxiu de l’entitat, passant a formar part del patrimoni documental de l’ajuntament, és aquí on entra en joc l’aplicació de gestió de l’arxiu, permetent una organització ràpida i eficaç de tota aquesta documentació, i el que és més important, permetent també un accés ràpid i ordenat als documents de l’arxiu.

Els arxius municipals sovint realitzen funcions d’organització, tutela, gestió, descripció, conservació i difusió de documents i fons documentals, contribuint així en la defensa del drets dels ciutadans i en l’agilitat i eficiència de l’Administració pública. La nostra aplicació està dissenyada per ajudar en la realització d’aquestes tasques i permetre un accés molt més ràpid a la informació un cop arxivada. L’aplicació s’ha desenvolupat pensant a incorporar el que requereix la vigent Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l’Administració pública i les successives taules d’avaluació documental aprovades.

El programa de gestió de l’arxiu s’alimenta de les dades del registre d’expedients i permet presentar la informació de forma recíproca, és a dir, des del registre d’expedients es poden consultar els expedients registrats i saber si ja han passat a l’arxiu i en aquest cas conèixer la seva clau topogràfica i des de l’arxiu es pot consultar quins expedients té oberts la corporació encara que de moment no hagin arribat al servei de l’arxiu.

També es pretén equipar l’aplicació, per als ajuntaments que hi estiguin interessats, amb les prescripcions de la Norma de descripció arxivística de Catalunya (NODAC).

Funcionalitats de l’aplicació:

Es poden destacar

  • Permet establir quin és el propi quadre de classificació de l’entitat, practicant altes, baixes i modificacions.
  • El quadre de classificació es pot portar a nivell de fons, subfons, grups de sèries, sèries, unitat documental composta i unitat documental simple.
  • S’hi pot entrar l’inventari inicial dels expedients de la corporació.
  • Permet consultar el registre d’expedients i assignar les claus topogràfiques.
  • Permet consultar els expedients que es troben a l’arxiu.
  • És possible obtenir la relació d’expedients.
  • Es poden obtenir els continguts de les claus topogràfiques, individualment o per intervals.
  • Permet portar un control dels expedients que han sortit de l’arxiu i omplir un formulari de sol·licitud de documentació.
  • Permet exportar les dades en format Excel.
  • Permet guardar i recuperar documents de l’arxiu digital.