Registre d’expedients

El programa per a la gestió del registre d’expedients permet agilitzar i estandarditzar el registre del expedients de les diferents àrees i integrar aquesta gestió amb el registre de documents i la gestió de l’arxiu.

La tramitació dels expedients i el que després serà l’arxiu de les actuacions, demana disposar d’un registre en el que es vagin anotant les carpetes que s’obren, cosa que en tot moment possibilita poder portar a terme qualsevol consulta i saber si un expedient es troba ja a l’arxiu municipal i a quin lligall ha estat guardat.

L’aplicació que presentem permet obrir les carpetes i omplir una fitxa amb les dades per consultar. Incorpora el quadre de classificació de la documentació municipal i permet introduir modificacions en el mateix per tal de desenvolupar-lo i adaptar-lo a les característiques pròpies del municipi.

Igual que en la resta d’aplicacions, facilita l’ús de les noves tecnologies, com la utilització de l’escàner per realitzar la gestió documental, i permet una integració total i transparent amb la resta d’aplicacions d’Apeiron Software, agilitzant enormement les gestions que involucrem més d’una acció.

L’aplicació s’ha desenvolupat pensant en incorporar el que requereix la vigent Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l’Administració pública i les successives taules d’avaluació documental aprovades.

Funcionalitats de l’aplicació:

Es poden destacar

  • Portar un registre els expedients que es tramiten a l’entitat (altes, baixes i modificacions).
  • Notificar l’obertura d’expedients a les persones interessades
    • Mitjançant correu electrònic.
    • Mitjançant missatges SMS a mòbils.
    • Utilitzant el gestor de tasques.
  • Iniciar tasca de seguiment de qualsevol expedient obert.
  • Relacionar diferents expedients.
  • Consultar les anotacions practicades.
  • Generar les carpetes que s’obren per iniciar un expedient.
  • Consultar la relació i la possible acumulació entre expedients.
  • Llistar la relació d’expedients oberts així com els que han passat a l’arxiu i saber el lligall on estan guardats.
  • Guardar copia digitalitzada de tots els documents relacionats amb els expedients i dels seus documents annexos.
  • Assegurar la integritat i autenticitat dels documents mitjançant la signatura electrònica.
  • Exportar les consultes a fitxer Excel o PDF.
  • Configurar les columnes visibles en les pantalles de cerca.
  • Generar els impresos més característics relacionats amb l’aplicació.
  • Integrat en el registre de documents, permetent classificar l’assentament en funció del tipus de document, registrar expedients aprofitant les dades introduïdes en el registre, associar l’anotació a un expedient prèviament obert.
  • Permet exportar el contingut de l’expedient com un fitxer PDF únic per entregar a les persones interessades.
  • Consultar la normativa jurídica aplicable.

Capturas de pantalla: