El programa per a la gestió del registre d’expedients permet agilitzar i estandarditzar el registre del expedients de les diferents àrees i integrar aquesta gestió amb el registre de documents i la gestió de l’arxiu.
La tramitació dels expedients i el que després serà l’arxiu de les actuacions, demana disposar d’un registre en el que es vagin anotant les carpetes que s’obren, cosa que en tot moment possibilita poder portar a terme qualsevol consulta i saber si un expedient es troba ja a l’arxiu municipal i a quin lligall ha estat guardat.
L’aplicació que presentem permet obrir les carpetes i omplir una fitxa amb les dades per consultar. Incorpora el quadre de classificació de la documentació municipal i permet introduir modificacions en el mateix per tal de desenvolupar-lo i adaptar-lo a les característiques pròpies del municipi.
Igual que en la resta d’aplicacions, facilita l’ús de les noves tecnologies, com la utilització de l’escàner per realitzar la gestió documental, i permet una integració total i transparent amb la resta d’aplicacions d’Apeiron Software, agilitzant enormement les gestions que involucrem més d’una acció.
L’aplicació s’ha desenvolupat pensant en incorporar el que requereix la vigent Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, el Decret 117/1990, de 3 de maig, sobre avaluació i tria de documentació de l’Administració pública i les successives taules d’avaluació documental aprovades.
Funcionalitats de l’aplicació:
Es poden destacar
- Portar un registre els expedients que es tramiten a l’entitat (altes, baixes i modificacions).
- Notificar l’obertura d’expedients a les persones interessades
- Mitjançant correu electrònic.
- Mitjançant missatges SMS a mòbils.
- Utilitzant el gestor de tasques.
- Iniciar tasca de seguiment de qualsevol expedient obert.
- Relacionar diferents expedients.
- Consultar les anotacions practicades.
- Generar les carpetes que s’obren per iniciar un expedient.
- Consultar la relació i la possible acumulació entre expedients.
- Llistar la relació d’expedients oberts així com els que han passat a l’arxiu i saber el lligall on estan guardats.
- Guardar copia digitalitzada de tots els documents relacionats amb els expedients i dels seus documents annexos.
- Assegurar la integritat i autenticitat dels documents mitjançant la signatura electrònica.
- Exportar les consultes a fitxer Excel o PDF.
- Configurar les columnes visibles en les pantalles de cerca.
- Generar els impresos més característics relacionats amb l’aplicació.
- Integrat en el registre de documents, permetent classificar l’assentament en funció del tipus de document, registrar expedients aprofitant les dades introduïdes en el registre, associar l’anotació a un expedient prèviament obert.
- Permet exportar el contingut de l’expedient com un fitxer PDF únic per entregar a les persones interessades.
- Consultar la normativa jurídica aplicable.
Capturas de pantalla:
 |
 |
 |