El módulo de acceso y gestión del archivo digital permite a las aplicaciones de Apeiron Software gestionar de forma transparente documentos digitales.
El archivo digital es un almacén centralizado de documentación donde todas las aplicaciones de Apeiron Software pueden almacenar documentos y acceder a aquellos que les correspondan. El hecho de disponer de este almacén centralizado de documentación proporcionar una serie de funcionalidades a las aplicaciones.
Funcionalidades de la aplicación:
- Si un documento necesita ser accesible desde más de una aplicación solo es necesaria una copia del documento, que podrá ser referenciada por todas las aplicaciones que lo necesiten.
- Las aplicaciones pueden importar documentos digitalizados por otras aplicaciones sin necesidad de disponer del documento original.
- Un único módulo centraliza toda las funcionalidad de gestión de documentos, de esta forma cualquier modificación se propaga automáticamente a todas las aplicaciones.
- Es posibles guardar más de una versión de un mismo documento, para mantener un histórico de la evolución del documento.
- El módulo permite importar documentos a partir de diferentes fuentes:
- Documentos ya existentes en formatos digitales (PDF, Word, Excel, etc…).
- Documentos digitalizados en el mismo instante usando un escáner.
- Documentos guardados en archivos externos (archivo de facturas de telefónica, etc…).
- Documentos ya almacenados en el archivo digital por otras aplicaciones.
- Se pueden clasificar los documentos usando 3 niveles según tipo de documento, subtipo de documento y nombre del documento. Todos los campos son configurables por el usuario.
- Los documentos se pueden almacenar como documentos anejos de otros documentos.
- Es posible buscar los documentos por cualquiera de los metadatos introducidos durante el proceso de almacenaje.
Capturas de pantalla:
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