Archivo digital

El módulo de acceso y gestión del archivo digital permite a las aplicaciones de Apeiron Software gestionar de forma transparente documentos digitales.

El archivo digital es un almacén centralizado de documentación donde todas las aplicaciones de Apeiron Software pueden almacenar documentos y acceder a aquellos que les correspondan. El hecho de disponer de este almacén centralizado de documentación proporcionar una serie de funcionalidades a las aplicaciones.

Funcionalidades de la aplicación:

  • Si un documento necesita ser accesible desde más de una aplicación solo es necesaria una copia del documento, que podrá ser referenciada por todas las aplicaciones que lo necesiten.
  • Las aplicaciones pueden importar documentos digitalizados por otras aplicaciones sin necesidad de disponer del documento original.
  • Un único módulo centraliza toda las funcionalidad de gestión de documentos, de esta forma cualquier modificación se propaga automáticamente a todas las aplicaciones.
  • Es posibles guardar más de una versión de un mismo documento, para mantener un histórico de la evolución del documento.
  • El módulo permite importar documentos a partir de diferentes fuentes:
    • Documentos ya existentes en formatos digitales (PDF, Word, Excel, etc…).
    • Documentos digitalizados en el mismo instante usando un escáner.
    • Documentos guardados en archivos externos (archivo de facturas de telefónica, etc…).
    • Documentos ya almacenados en el archivo digital por otras aplicaciones.
  • Se pueden clasificar los documentos usando 3 niveles según tipo de documento, subtipo de documento y nombre del documento. Todos los campos son configurables por el usuario.
  • Los documentos se pueden almacenar como documentos anejos de otros documentos.
  • Es posible buscar los documentos por cualquiera de los metadatos introducidos durante el proceso de almacenaje.

Capturas de pantalla: