Registro de documentos

La aplicación de registro de documentos de Apeiron Software se ha desarrollado pensando en facilitar y agilizar el proceso de registro de los documentos que entran y salen de la entidad, posibilitando también su digitalización con el fin de agilizar el acceso a la información por parte del usuario.

El registro de documentos permite estampar de forma automática el sello de registro de entrada o salida mediante la impresora y se integra con el resto de aplicaciones de Apeiron Software, permitiendo que estas registren documentos de forma automática y transparente para el usuario.

Siguiendo con la política de Apeiron Software de facilitar al máximo el trabajo del usuario, la aplicación del registro de documentos permite realizar pre-registros de los documentos de salida. De esta forma la aplicación que genere el documento, o el mismo usuario, pueden introducir la información referente al documento, consiguiendo así que la persona encargada del registro de documentos se limite a realizar las funciones propias del registro, sin tener que preocuparse por el contenido del documento.

Como todas nuestras aplicaciones, el registro de documentos se integra de forma fácil y transparente con el resto de aplicaciones de Apeiron Software, permitiendo por ejemplo, trabajar de forma conjunta con el registro de expedientes para archivar los documentos entrantes y salientes en los expedientes correspondientes, o facilitando la funcionalidad de registrar documentos de entrada y salida al resto de aplicaciones de Apeiron Software./p>

Funcionalidades de la aplicación

Se pueden destacar:

  • Registrar los documentos que entran y salen de la entidad (altas, bajas y modificaciones).
  • Registrar datos de más de un remitente o destinatario cuando sea necesario, así como del representante y/o persona representada.
  • Guardar copia digitalizada de los documentos registrados y de sus documentos anejos.
  • Asegurar la integridad y autenticidad de los documentos usando la firma electrónica.
  • Impresión mecanizada del sello de registro en el documento.
    • Impresión del sello den el documento usando una impresora matricial.
    • Impresión del sello en una etiqueta autoadhesiva.
    • Estampar el sello directamente en el documento en formato PDF.
  • Emisión del justificante de recepción.
    • Imprimir justificante en papel para entregar al interesado.
    • Enviar notificación de recepción/emisión usando el correo electrónico.
    • Enviar notificación de recepción/emisión mediante mensaje SMS a un teléfono móvil.
  • Notificar la recepción o emisión de documentos a personas interesadas entro de la misma entidad.
    • Mediante correo electrónico o mensaje SMS.
    • Notificación interna usando el gestor de tareas.
  • Iniciar tarea de seguimiento de cualquier documento registrado.
  • Consultar les anotaciones practicadas.
  • Exportar las consultas a ficheros Excel o PDF.
  • Configurar las columnas visibles en las pantallas de búsqueda.
  • Confeccionar los listados de los libros con la correspondiente portada y diligencia, quedando listos para su encuadernación.
  • Generar los impresos más característicos relacionados con la aplicación.
  • Integrado con el registro de expedientes, permitiendo clasificar el asiento en función del tipo de documento, registrar expedientes aprovechando los datos introducidos en el registro, asociar la anotación a un expediente previamente abierto.
  • Relacionar la anotación entre el registro de entrada y el de salida.
  • Familiarizarse con el convenio de ventanilla única.
  • Consultar la normativa jurídica aplicable.

Capturas de pantalla: